הפקה וארגון כנסים לחברות

הדבר נוגע בעיקר לאירועי כנסים שמאורגנים על ידי גופים עסקיים או ארגונים שונים, שם המטרה העיקרית היא מקצועית או שיווקית. כך, האתגר הוא להשיג תיאום מלא בין המסרים של החברה המארגנת לבין אופי הכנס, כדי לייצר אירוע שהוא לא רק ייחודי ומקצועי, אלא גם מרשים ביותר.

כל חברה שרוצה להפיק כנס צריכה לשקול עבודה משותפת. החברה משקיעה משאבים רבים כדי להעביר את המסרים שלה הלאה אך לרוב היא מתמחה בתחום העניין שלה ולא בכנסים. המטרה שלנו היא להפוך כל אירוע לייחודי ולאפשר לחברה למצות את הכנס בצורה המתאימה ביותר עבורה.

בתחילה יש לבצע תיאום ציפיות כדי להבין מה המטרה של החברה ושל הכנס. חשוב שנדע מה גודל הכנס, מי קהל היעד ומה התקציב במסגרתו אנחנו עובדים. לאחר מכן נעלה מספר רעיונות (בהתאם ללוח הזמנים שעומד לרשותנו) כך שהחברה תוכל להחליט על הקונספט המתאים ביותר עבורה. ברגע שהוחלט על הקונספט, זה הזמן שלנו להפוך את הרעיון למציאות כשאנחנו דואגים ומעורבים בכל פרט, מבחירת המקום, הקייטרינג ועד המוזיקה והטאלנט שיגיעו למקום.

בראש ובראשונה חשוב לבדוק את הכימיה. חברת הפקה צריכה להבין את הלקוח, ללוות אותו ולתת לו תחושה שהיא תגשים לו את כל החלומות. הכל מתחיל ביחסי אנוש וקשר אישי אחרי השלב הזה הכל אפשרי. חשוב לבדוק גם את ההסכם עליו חותמים לראות שהכל ברור וסגור מראש ואין מקום לפרשנויות או לתקלות.

העלויות של ההפקה נקבעות בהתאם למספר גורמים, כולל המיקום שנבחר לאירוע, סוגי התפריטים, רמות העיצוב הדרושות, מספר המשתתפים שמתוכנן והוצאות עבור אמנים או מנחים מקצועיים. יש לנו ניסיון רב בארגון והפקת כנסים תוך ניהול תקציבים מגוונים ומתאמים את ההפקה לצרכים ולמשאבים הזמינים.

הטיימינג לארגון כנסים אינו תלוי רק בפקטור אחד, אלא במגוון פרמטרים הכוללים את פרופיל החברה והקהל היעד. לפי ניסיון קודם, חודשי הקיץ, שהם גם תקופת חופשות, לא מומלצים לקיום כנסים. מומלץ להתחשב בלוחות השנה המקומיים והבינלאומיים כדי לקבוע את התזמון המיטבי להפקת כנס עסקי.

השתתפות הארגון בהפקת הכנס משתנה לפי רצונו ורמת המעורבות שהוא בוחר. צוות ההפקה שלנו נהנה לעבוד בשיתוף פעולה עם הצוותים הפנימיים של הארגונים, אך זה אינו חובה. יש לנו ניסיון רב בארגון כנסים שונים ואנו מכירים את העבודה לעומק. הארגון נדרש לאשר את הקונספט והתקציב, ובעיקר להנות מהתהליך ומהכנס עצמו.

כן. פרוצ׳י הפקות מתמחה בכל הקשור לכנסים לחברות, מיצירת הקונספט הייחודי ועד לשיווק, מיתוג ויצירת כנס מוצלח. אנו יכולים ללוות את החברה כבר משלב הרעיון הראשוני, ליצור חוויה יוצאת דופן ולוודא שהיא תמשיך להדהד בקרב הקהל בצורה בלתי נשכחת.

נכון להגיד כי הפקת כנס דורשת זמן ותשומת לב. עם זאת, אנחנו יודעים כי לא תמיד אפשר לתכנן הכול זמן רב מראש ואנחנו מוכנים גם ללוחות זמנים צפופים. הצוות המקצועי שלנו יודע כיצד לעבוד יחדיו, יש לנו רשימת אנשי שירות שנכונים לתת מענה תוך זמן קצר ושיטת העבודה שלנו מסודרת ומאורגנת כך שאנחנו יכולים ליישם אותה בכל לוח זמנים שנתבקש לו.

עולם הכנסים עצום ורב גוני, הסטנדרט גבוה ויש לעמוד בו על מנת להצליח לייצר כנס איכותי. חברת הפקה יודעת ליעל תהליכים, יש לה מחירים טובים יותר עם ספקים ואפשרות לייצר ולארגן כנס איכותי, יפה ומרשים תוך הקפדה על הנראות והאיכות וטיפול מידי בתקלות, מה שאדם או צוות שאינו מנוסה בתחום עלול לא לנהל כראוי.

כמובן. לחברות הפקת כנסים, כמו חברת פרוצ'י יש ניסיון רב גם בהפקה של אירועים עסקיים ופרטיים בהיקפים שונים. החברה ביצעה עשרות רבות של כנסים, ימי עיון, ימי כיף וגיבושים לחברות וארגונים ויש לה את כל מה שדרוש על מנת להפיק חוויה מושלמת.

בהחלט כן. המשתתפים נמצאים במרכז הכנס וגם כשהחברה רוצה להעביר את המסרים שלה יש לזכור כי בסופו של דבר האנשים הם אלו שיקבעו את ההצלחה. אנחנו נדאג שכל פרט יתחבר באופן מושלם לאחר וכי המשתתפים יחוו כנס חדשני, ייחודי, שיהיה נעים, טעים, מרגש ושהם ייכנסו בהתרגשות וייצאו עם זיכרון שהם ירצו לספר עליו.