כנסים עסקיים משמשים כפלטפורמה לחיבור בין אנשי מקצוע, ללימוד, צמיחה וטיפוח שיתופי פעולה. אירועים שכאלה מאפשרים ליצור רשת חברתית של שיתוף ידע, צמיחה וקידום קשרים בעלי ערך רב. הפקת כנסים מקצועיים יוצרת סביבה חיובית בה ניתן ליצור נטוורקינג, לאתר הזדמנויות חדשות ושותפויות שלא יכולות להיווצר בשום דרך אחרת.

לצד כל אלה הכנסים העסקיים יכולים לשמש את החברה המארגנת כשהיא ממצבת את עצמה במקום חשוב מול קהל הלקוחות שלה. בין אם הכנס מתקיים כאן בארץ או בחו״ל, הוא צריך לעורר השראה, לייצג את החברה ולחזק את המוניטין שלה מול עסקים אחרים, לקוחות, שותפים, קולגות ושאר המשתתפים.

התיבול הסודי המבדיל בין עוד כנס לבין כנס עסקי שאנשים זוכרים

כנסים עסקיים הם הזדמנות לקידום החברה וזאת בתנאי שהם מתוכננים היטב ומוצאים לפועל באופן שגורם למשתתפים לחוות אירוע בלתי נשכח. אלו הם חמשת המרכיבים המבדילים בין עוד כנס לבין הפקות כנסים לחברות וארגונים שאנשים רוצים לחזור אליהם שוב.

הכנה מוקפדת

ברור כי הפקת כנסים עסקיים דורשת הכנה מוקפדת. מבחירת הקונספט, המיקום בו יתקיים הכנס, הזמנת המשתתפים וכל אנשי השירות, כל דבר חשוב. הכנה שכזו מתחילה בהגדרת המטרות של הכנס, הבנת הצרכים העסקיים ובחירה בחברת הפקות שתוביל כל שלב בהצלחה.

פעילויות אינטראקטיביות

במהלך הכנס המשתתפים יעברו פעילויות שונות אך לא רק במהלכו. חשוב לבחור את כל הפעילויות בקפידה, להחליט מי יהיו הדוברים ולצד זאת לחשוב על סביבה דינמית ומרגשת. אין להסתפק רק בהרצאות במהלך היום אלא כדאי לחשוב על אווירה שתעודד אינטראקציה ופרטים שיהפכו את האירוע ליחיד מסוגו.

מקום מתאים לכנס

בחירת המקום המתאים לכנס יכולה להיות קריטית להצלחה. המשתתפים צריכים להגיע למקום בקלות, להבין לאן הם אמורים ללכת בכל רגע נתון ולספק להם את כל הצרכים במקום אחד. יש לחשוב על נגישות כולל חניה במרחק קצר ויכולת הגעה למקום בתחבורה ציבורית.

התייחסות לנושא הטכני

הפקת כנסים עסקיים מחייבת ארגון של ציוד טכני כמו מסכים, מערכת הגברה, מיקרופונים. ברוב המקומות בהם מופקים כנסים יש את כל אלה אך חשוב להבין מה עומד להיות בכנס ולוודא כי יש את כל הציוד במקום. אם חסר ציוד יש לשכור אותו ובכל מקרה להימנע מכל אי נעימות של התארגנות ברגע האחרון.

הכנת רשימת הפרטים ״הקטנים״

בין אם מדובר על הפקות כנסים רפואיים, כנסים מקצועיים או כנסים שמיועדים להפגיש בין אנשי עסקים מתחומים שונים, חשוב מאד להכין רשימה של כל הדברים שיכולים להשפיע על ההצלחה של הכנס כשזו יכולה לכלול:

יצירת חוויה בלתי נשכחת

העולם מהיר וכל אחד ואחת חשוף לגירויים רבים בכל רגע נתון. כנס עסקי הוא הזדמנות לעצור, להתמקד בתוכן ובשאר המשתתפים. למרות שרבים יודעים זאת, עדיין חשוב לדעת כי רק בתכנון נכון אפשר יהיה להוציא את המשתתפים מהמסכים ולהעניק את הערך הרב שאנחנו רוצים.

כבר מהשלב הראשון יש לחשוב על חוויית המשתתפים, מרגע קבלת ההזמנה, ביום הכנס עצמו, מה הם ירגישו בכניסה למתחם, אילו פעולות הם יעברו ואיך יסתיים הכנס. מעבר לתוכן במהלך היום כדאי לחשוב גם על פרסום תמונות מהכנס ושליחת אימייל תודה על ההשתתפות.