כתובת
ילדי טהרן 8, ראשון לציון

טלפון
072-394-6187

אימייל 
office@peruchi.com

מאמר הפקת כנסים עסקיים - מטעם פרוצי

הפקת כנסים עסקיים

העולם העסקי הוא עולם דינמי ותקשורת היא מפתח להצלחה. ישנן דרכים שונות לתקשר עם קולגות, שותפים, עובדים ולקוחות כשאחת מהן היא הפקת כנסים עסקיים. הכנס מהווה פלטפורמה בה אנשים וארגונים יכולים להתחבר, לשתף מידע, לחלוק ולפתח שיתופי פעולה

ברור כי ישנה חשיבות רבה לכנס עסקי אך אחת השאלות החשובות היא איך הכי נכון להפיק אותו. המטרה היא שאנשים ירצו להשתתף בכנס, ייקחו בו חלק פעיל ויצאו ממנו עם חוויה ייחודית. היום יותר מתמיד אנשים מצפים לקבל תמורה בעד הזמן שלהם ובארגון הכנס יש להגדיר ציפיות ולאחר מכן כמובן לעמוד בהן.

הציצו לכנסים שהפקנו עבור לקוחותינו

חשיבות הפקת כנסים עסקיים

כנסים עסקיים משמשים כפלטפורמה לחיבור בין אנשי מקצוע, ללימוד, צמיחה וטיפוח שיתופי פעולה. אירועים שכאלה מאפשרים ליצור רשת חברתית של שיתוף ידע, צמיחה וקידום קשרים בעלי ערך רב. הפקת כנסים מקצועיים יוצרת סביבה חיובית בה ניתן ליצור נטוורקינג, לאתר הזדמנויות חדשות ושותפויות שלא יכולות להיווצר בשום דרך אחרת.

לצד כל אלה הכנסים העסקיים יכולים לשמש את החברה המארגנת כשהיא ממצבת את עצמה במקום חשוב מול קהל הלקוחות שלה. בין אם הכנס מתקיים כאן בארץ או בחו״ל, הוא צריך לעורר השראה, לייצג את החברה ולחזק את המוניטין שלה מול עסקים אחרים, לקוחות, שותפים, קולגות ושאר המשתתפים.

קבלו טעימה מהאירועים העסקיים שאנו מפיקים >>

הפקת כנסים עסקיים - מטעם פרוצי הפקות

התיבול הסודי המבדיל בין עוד כנס לבין כנס עסקי שאנשים זוכרים

כנסים עסקיים הם הזדמנות לקידום החברה וזאת בתנאי שהם מתוכננים היטב ומוצאים לפועל באופן שגורם למשתתפים לחוות אירוע בלתי נשכח. אלו הם חמשת המרכיבים המבדילים בין עוד כנס לבין הפקות כנסים לחברות וארגונים שאנשים רוצים לחזור אליהם שוב.

הכנה מוקפדת

ברור כי הפקת כנסים עסקיים דורשת הכנה מוקפדת. מבחירת הקונספט, המיקום בו יתקיים הכנס, הזמנת המשתתפים וכל אנשי השירות, כל דבר חשוב. הכנה שכזו מתחילה בהגדרת המטרות של הכנס, הבנת הצרכים העסקיים ובחירה בחברת הפקות שתוביל כל שלב בהצלחה.

הפקת כנסים עסקיים - מטעם פרוצי

פעילויות אינטראקטיביות

במהלך הכנס המשתתפים יעברו פעילויות שונות אך לא רק במהלכו. חשוב לבחור את כל הפעילויות בקפידה, להחליט מי יהיו הדוברים ולצד זאת לחשוב על סביבה דינמית ומרגשת. אין להסתפק רק בהרצאות במהלך היום אלא כדאי לחשוב על אווירה שתעודד אינטראקציה ופרטים שיהפכו את האירוע ליחיד מסוגו.

מקום מתאים לכנס

בחירת המקום המתאים לכנס יכולה להיות קריטית להצלחה. המשתתפים צריכים להגיע למקום בקלות, להבין לאן הם אמורים ללכת בכל רגע נתון ולספק להם את כל הצרכים במקום אחד. יש לחשוב על נגישות כולל חניה במרחק קצר ויכולת הגעה למקום בתחבורה ציבורית.

הפקת כנסים עסקיים - פרוצי הפקות

התייחסות לנושא הטכני

הפקת כנסים עסקיים מחייבת ארגון של ציוד טכני כמו מסכים, מערכת הגברה, מיקרופונים. ברוב המקומות בהם מופקים כנסים יש את כל אלה אך חשוב להבין מה עומד להיות בכנס ולוודא כי יש את כל הציוד במקום. אם חסר ציוד יש לשכור אותו ובכל מקרה להימנע מכל אי נעימות של התארגנות ברגע האחרון.

הכנת רשימת הפרטים ״הקטנים״

בין אם מדובר על הפקות כנסים רפואיים, כנסים מקצועיים או כנסים שמיועדים להפגיש בין אנשי עסקים מתחומים שונים, חשוב מאד להכין רשימה של כל הדברים שיכולים להשפיע על ההצלחה של הכנס כשזו יכולה לכלול:

כיבוד

בהתאם לאורך הכנס ולאופי שלו יש לבחור את הכיבוד המתאים ואת צורת ההגשה הנכונה

עיצוב

גם כאן יש לחשוב על אלמנטים שיכניסו את המשתתפים לאווירה המתאימה כבר מהרגע הראשון

צלם

הכנס הוא לא רק מה שמתרחש במהלכו וצילום מאפשר לתעד את האירוע במדיה החברתית ולשמש כהוכחה חברתית לשנים הבאות

אטרקציות

כדאי לחשוב על אלמנטים קטנים ומפתיעים שאינם שגרתיים שישדרגו את החוויה לאורך הכנס

יצירת חוויה בלתי נשכחת

העולם מהיר וכל אחד ואחת חשוף לגירויים רבים בכל רגע נתון. כנס עסקי הוא הזדמנות לעצור, להתמקד בתוכן ובשאר המשתתפים. למרות שרבים יודעים זאת, עדיין חשוב לדעת כי רק בתכנון נכון אפשר יהיה להוציא את המשתתפים מהמסכים ולהעניק את הערך הרב שאנחנו רוצים.

כבר מהשלב הראשון יש לחשוב על חוויית המשתתפים, מרגע קבלת ההזמנה, ביום הכנס עצמו, מה הם ירגישו בכניסה למתחם, אילו פעולות הם יעברו ואיך יסתיים הכנס. מעבר לתוכן במהלך היום כדאי לחשוב גם על פרסום תמונות מהכנס ושליחת אימייל תודה על ההשתתפות.