הפקת אירועי ענק
הפקת אירועי ענק: חוויה גדולה שתלויה בפרטים הקטנים
שעות ספורות לפני פתיחת השערים, המתחם עדיין ריק. הבמה כבר עומדת, המסכים כבויים, עמדות המזון ממתינות, המעברים רחבים ושקטים וכל מי שנמצא במקום הוא חלק מצוות ההפקה. בתוך זמן קצר יהפוך המתחם לעולם שלם שנבנה במיוחד לערב אחד: הקהל יזרום דרך הכניסות, המוזיקה תישמע מכל קצה, מאות אנשי צוות יפעלו מאחורי הקלעים והמקום כולו יתפקד כמו עיר קטנה, שבה כל מערכת נכנסת לפעולה בדיוק ברגע הנכון. בין אם מדובר בפסטיבל, כנס רחב היקף או ערב חברה לאלפי משתתפים, מאחורי החוויה הזו עומדת מערכת מורכבת שנבנית ומתוכננת זמן רב מראש.
זו אולי הדרך המדויקת ביותר להבין מהי הפקת אירועים גדולים. הגודל אינו נקבע רק לפי מספר המשתתפים, אלא לפי המערכת שנדרשת כדי לאפשר לכולם להגיע, להיכנס, לנוע בין המתחמים, לצפות, לאכול ולצאת בבטחה. מספר השערים, פריסת עמדות המזון, התוכנית האמנותית, מערך השירותים, התשתיות, הספקים ואנשי המקצוע הופכים כולם לחלק ממנגנון אחד. ככל שהאירוע מתרחב, כל החלטה משפיעה על יותר אנשים וכל פרט שלא תוכנן עד הסוף עלול להפוך לנקודת עומס. כשהמערכת נבנית נכון, הקהל כלל אינו רואה את המורכבות שמאחוריה. הוא פשוט חווה אירוע מרשים וזורם שמתוכנן היטב.
הפקת אירועים לאלפי אנשים דומה להקמת עיר ליום אחד
כדי שאירוע ענק יעבוד, צריך להקים מערכת שלמה שמנהלת את תנועת הקהל, התשתיות, המזון, האבטחה, שירותי הרפואה והניקיון. הצלחת הפקת אירועים המוניים נמדדת בקצב הכניסה למתחם, בעמידה בלוחות הזמנים, בזמינות השירותים ובתפקוד הרציף של התשתיות. כל מרכיב פועל בתחום משלו, אך חייב להיות מתוכנן כחלק ממכלול שלם.
דרכי ההגעה משמעותיות ליצירת החוויה הכללית
מבחינת הקהל, האירוע מתחיל הרבה לפני הכניסה למתחם. הוראות ההגעה צריכות להיות ברורות, החניה צריכה להיות זמינה והקליטה בשערים חייבת להתנהל במהירות. כל עיכוב או בלבול עלולים להשפיע על מצב הרוח של האורחים וזאת עוד לפני שהם רואים את הבמה.
בתכנון נכון יש לבחון את הגישה לצירי התנועה המרכזיים, את אפשרויות ההגעה בתחבורה ציבורית, את הצורך במערך הסעות, את מספר מקומות החניה ואת הדרך שיעברו המשתתפים מהחניון אל הכניסה. אירוע בהיקף כזה עשוי לדרוש כמה נקודות כניסה, שילוט ברור, עמדות בידוק ורישום בכמות מספקת וצוות שיודע להפנות כל אדם למקום הנכון במהירות.
התשתיות הבלתי נראות חייבות לפעול בצורה מושלמת
כשהמסכים דולקים, האמנים עולים על הבמה והסאונד נשמע בכל רחבי המתחם. קל לשכוח שכל זה תלוי במערך רחב של חשמל, תקשורת וציוד גיבוי. הפקת אירועים רבי משתתפים מחייבת יצירת תשתיות בנוסף לאלו הקיימות. לצורך כך יש לחשב את צריכת החשמל, לקבוע סדר עדיפויות, להציב גנרטורים ולהכין תוכנית מגירה למקרה שאחד הרכיבים יפסיק לעבוד.
אותו עיקרון חל על מערכות הקשר בין אנשי הצוות, על קליטת האינטרנט והסלולר, על התאורה במעברים ועל השילוט שצריך להישאר ברור ונראה גם לאחר רדת החשכה. תשתית טובה כמעט אינה מורגשת. היא פשוט מאפשרת לכל הפעילות להתקיים ברציפות, בלי להפריע לקהל ובלי למשוך את תשומת הלב מהאירוע עצמו.
השירותים השונים צריכים להיות זמינים לכל אורך האירוע
עמדות מזון ושתייה, אזורי מנוחה ושירותים זמינים אינם תוספת, אלא חלק בלתי נפרד מהיכולת של הקהל להישאר במתחם וליהנות לאורך זמן. בהתאם לאופי האירוע יש לקבוע את מספר תאי השירותים ואת מיקומם, לחשב את כמות המנות שתוגש ולוודא שעמדות השתייה מפוזרות בצורה הגיונית, במיוחד באירועים המתקיימים בימי הקיץ החמים.
נגישות אינה בחירה; היא צריכה לעמוד בראש סדר העדיפויות בתהליך הפקת אירועים ציבוריים ובוודאי כשמדובר באירוע גדול. ההתמצאות במרחב צריכה להיות פשוטה, והשילוט צריך להוביל בבירור אל השירותים, הבמה, עמדות המזון והמתחמים השונים. כשהמערך כולו מתוכנן נכון, האורחים אינם נדרשים לעצור ולחשוב עליו וזהו הסימן לכך שהעיר הזמנית מתפקדת היטב.
- ראובן, מנכ"ל של חברה באזור שוהם – "בגלל מגבלות תקציביות שהיו לנו התלבטנו לגבי אירוע חברה השנה. איך העובדים ירגישו, האם האירוע יעבור בכיף ובגישה טובה? ישבנו עם מפיק אירועים של פרוצ'י הפקות, אמרנו להם מה המחשבות שלנו, מה הערכים שאנחנו רוצים להביא לידי ביטוי באירוע וחששנו בגלל התקציב המוגבל. אבל הניסיון הרב של פרוצ'י והמקצועיות שלהם (שהיו ניכרים לכל אורך התהליך ויום האירוע) הוכיחו את עצמם. הם ממש לקחו את מה שיש, הרגיעו אותנו, הבינו מצוין לאן אנחנו מכוונים ואירוע שלכתחילה חששנו אם להתחיל לארגן הסתיים בהצלחה ענקית, העובדים יצאו הביתה שמחים ולא הרגישו בכלל את מגבלות הפקת האירוע. כולנו יצאנו בתחושת גאווה בסיומו של אירוע מוצלח במיוחד"
הלוקיישן צריך לעבוד (וגם להרשים)
מקום מרשים יכול ליצור ציפייה עוד לפני פתיחת האירוע, אך חשוב לזכור כי הנראות היא רק מרכיב אחד במהלך הפקת אירועים לקהל הרחב. בבחינת המתחם יש לבדוק את מספר הכניסות והיציאות, רוחב המעברים, המרחק בין הבמה לעמדות המזון והשירותים. יש לבדוק את תנאי האקוסטיקה, קווי הראייה ולאירועים בקיץ ובבקרים יש לבחון את אפשרויות ההצללה והקירוי.
הלוקיישן צריך לתת מענה לקהל מגוון שלא בהכרח מכיר את המתחם. צוות מנוסה יוכל להעריך איך המקום ייראה כשהוא מלא, האם המעברים יתמלאו באנשים ולבצע בחירה שמתבססת על בדיקה מעשית של הפעילות כשהאירוע יהיה בשיאו.
לגרום לקהל להרגיש שחשבו עליו
גם כשהקהל מונה אלפי אנשים, החוויה נשארת אישית. העיקרון הזה חשוב גם בתהליך הפקת אירועי חברה גדולים, שבהם החוויה המשותפת צריכה עדיין להרגיש נוחה, נגישה ומתוכננת עבור כל משתתף. המשתתפים רוצים לראות את הבמה, לשמוע היטב מכל נקודה ולהגיע בקלות לשירותים, לעמדות המזון והשתייה ולמוקדי המידע. מסכים שממוקמים גם באזורים מרוחקים, סאונד אחיד, אזורי ישיבה ושילוט ברור אינם תוספות שוליות. אלה הפרטים שגורמים לאדם שנמצא בתוך קהל עצום להרגיש שהאירוע תוכנן גם עבורו.
החשיבה על הקהל צריכה להביא בחשבון נגישות, דרישת כשרות, אלרגיות, רגישויות והעדפות תזונתיות, לצד היכולת לתת מענה אנושי לבעיות נקודתיות. הצוות שמתפעל את האירוע צריך להכיר את המתחם, לדעת אילו שירותים ופתרונות זמינים, לענות על שאלות ולהעניק סיוע בעת הצורך. כך אנשים עם מוגבלות או צורך מסוים יכולים להשתלב באירוע באופן טבעי, בלי לבקש יחס חריג ובלי להסתמך על פתרונות מאולתרים.
שליטה באלפי פרטים בזמן אמת
ככל שהאירוע גדול יותר, כך יש משמעות לחלוקת אחריות ברורה בין מנהלי האזורים, אנשי הבמה, צוותי התפעול, ספקי המזון, אבטחה ורפואה. כל אחד צריך לדעת מה תפקידו ולמי הוא מדווח על כל בעיה. יש לייצר חדר שליטה מרכזי הפועל עם מערכות קשר ותחת לוח זמנים משותף שמאפשר להבין בכל רגע נתון מה מתרחש בכל חלקי המתחם ולהגיב על פי הצורך בזמן אמת.
הפקת אירועים גדולים דורשת מומחיות, ניסיון רב, היכרות עם אנשי מקצוע שונים, תקשורת טובה ויכולת לעמוד בדרישות הקהל, מזמיני האירוע וכללי הבטיחות. הדבר משמעותי במיוחד בתהליך הפקת אירועים עסקיים בהיקף רחב, שבו נדרש לחבר בין מטרות האירוע לבין חוויית הקהל והתפעול בשטח. חברת פרוצ׳י הפקות מתמחה בתחום זה. אנחנו מלווים את התהליך מבחירת הקונספט, בחינת המקום האידאלי, גיבוש האירוע ועד לניהול הספקים הקטנים ביותר ותפעול האירוע בזמן אמת. כשהעבודה נעשית בצורה הנכונה, האירוע מרשים, הכול זורם והמורכבות נשארת בדיוק במקום המתאים – מאחורי הקלעים.
מאמרים נוספים שעשויים לעניין אתכם
עשרות לקוחות מרוצים שהפקנו להן אירועים יוצאי דופן
ביקורות בגוגל