כתובת
רוז'ינסקי 18, ראשון לציון  כניסה ב' קומה 3

טלפון
072-394-6187

אימייל 
office@peruchi.com

מאמר הפקת כנסים עסקיים - מטעם פרוצי

ארגון כנסים בינלאומיים מא׳ ועד ת׳ עם פרוצ׳י הפקות

אירועים בינלאומיים המתקיימים כאן אצלנו בארץ ושמושכים מוזמנים מרחבי הגלובוס, צריכים להיות בלתי נשכחים. המשימה שלנו היא להפוך את המפגש בין הגורמים השונים שבאים מרקעים מגוונים לחוויה ייחודית, סוחפת וחשוב לא פחות, מאורגנת.

חץ פרוצי הפקות

כאשר אנחנו ניגשים לארגון כנסים אנחנו חושבים על הלוגיסטיקה, על הבידור, מקומות הלינה, הכיבוד ועל הנושא המרכזי שמלווה את האירוע. כשאנחנו מביאים בחשבון את הצרכים של מארגני הכנס, של המוזמנים ומפצחים את המשימה, התוצאה מהדהדת שנים קדימה.

המטרה של הפקת כנסים בינלאומיים

כנסים ובוודאי בינלאומיים מהווים פלטפורמה חשובה להחלפת מידע, לנטוורקינג ולצמיחה מקצועית. זוהי הזדמנות לפגוש מומחים מחומים שונים וליצור סביבה שמטפחת רעיונות ושיתופי פעולה.

כל כנס שונה עם מטרה משלו כשזו יכולה להיות פתיחת נתיב לשיתוף פעולה, קידום מוצר או שירות, פיצוח אתגרים גלובליים וגישור על פערים בין אזורים ותרבויות מתוך הערכה והבנה של נקודות מבט מגוונות. בניית קהילה גלובלית היא אחת המשימות החשובות כשבכנס שמתוכנן נכון נוצרות שותפויות החוצות את הגבולות הגיאוגרפיים.

מאיצים את שיתופי הפעולה המתוכננים לעתיד ומעוררים יוזמות חדשות שיכולות להוביל להתקדמות משמעותית ליחידים, לקבוצות ובאופן גלובלי.
מאמר - הפקת אירועי בוטיק - פרוצי

היתרונות של ארגון כנסים בינלאומיים

ישנן סיבות רבות לכך שחברות וארגונים בוחרים להפיק כנס בינלאומי. אלו חלק מהיתרונות מהם אותם ארגונים יכולים ליהנות:

  • שיתוף מידע – ארגון כנסים בינלאומיים מאפשרים לשתף בידע, חידושים, מחקרים, שיטות עבודה והם פלטפורמה המאפשרת לכל המשתתפים להישאר מעודכנים.
  • נטוורקינג – כנס אשר מזמין אליו אנשים מכל העולם נותן הזדמנות לפיתוח שיתופי פעולה, יצירת הזדמנויות חדשות והרחבת הרשת המקצועית.
  • נקודות מבט – כאשר מגיעים למקום אחד אנשים מקצוות שונים בעולם, הם יכולים לחלוק את נקודות המבט הייחודיות ולפתח הבנה גלובלית חדשה.
  • פיתוח מקצועי – סדנאות, סמינרים, מצגות והרצאות מהווים הזדמנות מצוינת לשיתוף מידע ולהתפתחות מקצועית אישית וארגונית.
  • הכרה בתעשייה – ארגונים אשר מפיקים כנס בינלאומי זוכים להכרה בתעשייה כשהם יכולים למצב את המוניטין במקום גבוה ולהציג את התרומה הגלובלית שלהם.

מא׳ ועד ת׳ – תהליך ארגון כנס בינלאומי עם פרוצ׳י הפקות

המשימה שלנו היא להפיק כנס בינלאומי מושלם. לשם כך נבין את הצרכים, נפצח את הקונספט ונחשוב על הפרטים הקטנים ביותר כך שהלקוחות והמוזמנים ייהנו מחוויה מושלמת. המטרה העיקרית של הכנס יכולה להיות נטוורקינג, שיווק, מיתוג והיא יכולה להיות מפגש חברתי של עובדי הארגון. בכל אחד מהם נפעל בשלבים הבאים:

עשוי לעניין אתכם | 9 דגשים שחשוב להכיר להפקת כנס מנצח >>

ארגון כנסים - שולחנות אוכל - פרוצי הפקות
ארגון כנסים – שולחנות אוכל – פרוצי הפקות

פגישת יעדים

עוד לפני שאפשר יהיה להחליט היכן יתקיים הכנס, כמה ימים הוא יימשך ואילו פעילויות יהיו במהלכו, חשוב להבין מהן המטרות של הכנס. כל חברה וארגון מגיעים להחלטה להפיק כנס מסיבות שונות ורק לאחר שנוכל להגדיר את המטרות והיעדים נוכל להתחיל לרדת לפרטי פרטים.

למידע נוסף אודות הפקת אירועי חברה >>

תקציבים ופרטים טכניים

הארגון צריך לקבוע את התקציב כאשר אנחנו שמחים לעזור ולהגדיר את המסגרת הכללית במטרה לראות אם זו יכולה להתאים לו. בתקציב אנחנו מסתכלים על כל הפרטים, משכירת המקום ועד לכיבוד, בידור וניהול. אנחנו מתחשבים גם בפרטים הטכניים השונים ונוכל להגדיר החלוקה של הכספים לאספקטים שונים של הכנס.

ארגון כנסים - תגי שם בכנס - פרוצי הפקות
ארגון כנסים – תגי שם בכנס – פרוצי הפקות

אפיון הכנס והתכנים המקצועיים

המוזמנים צריכים להבין מה עומד להיות בכנס ומה האופי שלו. הם צריכים להבין זאת לפני שהם מגיעים אליו ולראות את החיבור במהלכו. לכן יש לנו שתי משימות, האחת היא לקבוע את האפיון הכללי של הכנס והשנייה היא ליצוק את התכנים המקצועיים כך שאלו יהיו מרתקים. נוכל ליצור תוכנית מגוונת ומרתקת ולשלב פעילויות אקטיביות, דיונים, הרצאות ומפגשים חדשניים כדי ליצור כנס בינלאומי שימשיכו לדבר עליו.

בחירת פאנל מקצועי

הפאנל המקצועי הוא חלק חשוב בכנס כשאנחנו נבחר את המנחים המתאימים, מרצים מובילים ונוודא כי כל רגע לאורך הכנס יהיה מרתק. אנחנו רוצים שכל אחד ואחת יצאו מהכנס עם ערך מוסף ולכן נשלב אלמנטים שישפרו את חוויית המשתתפים עם הפעלות אינטראקטיביות, גישה לתכנים בלעדיים ויצירת הזדמנויות ייחודיות לנטוורקינג, להעלאת שאלות ושיתוף רעיונות.

הפקת כנסים מקצועיים - אנשים על הבמה - פרוצי הפקות
הפקת כנסים מקצועיים – אנשים על הבמה – פרוצי הפקות

״סגירת״ הפרטים הטכניים

ארגון כנסים בינלאומיים יכול להיות מעולה ״על הנייר״ אך המשימה האמיתית שלנו היא לחבר בין הרעיון לבין המציאות בצורה מושלמת. לכן, אנחנו נדאג לציוד טכני מלא כולל מקרנים, מיקרופונים, כלי הקלטה וכל הפרטים שהמשתתפים לא רוצים לחשוב עליהם. נסגור את הקייטרינג הנכון ונתחשב בהעדפות תזונתיות בינלאומיות. נוודא שישנן הסעות במקרה הצורך, שילוט ברור, ניצור שיתופי פעולה עם מקומות לינה ונדאג למערכת אינטואיטיבית להזמנת מקום ואישורי הגעה.

ניהול הכנס

אנחנו מלווים את הכנס לכל אורך הדרך ודואגים לכל פרט במהלכו כך שהלקוחות שלנו והמוזמנים יוכלו פשוט להירגע וליהנות מכל רגע. אנחנו מבצעים תיאומים, דואגים לכל צורך שעולה לאורך הכנס ומסתכלים על התמונה המלאה כך שהמטרות אכן יתממשו.

שאלות נפוצות על ארגון כנסים בינלאומיים

ציר הזמן של ארגון כנסים בינלאומיים משתנה בהתאם לגודל של הכנס, למספר הימים ולפעילות הצפויה להתקיים במהלכו. עם זאת אפשר להגיד כי לרוב ניתן להפיק כנס תוך שישה עד שניים עשר חודשים.

כן. יש לנו ניסיון רב בתחום הפקת כנסים בינלאומיים. הצוות שלנו מתייחס לכל אירוע באופן מיוחד ועד היום הוצאנו לפועל כנסים רבים כשהמשתתפים הגיעו בכל רחבי העולם ויצאו עם חוויה בלתי נשכחת.

ארגון כנסים בינלאומיים יכול להתאים לחברות ולארגונים שונים ובתוך כך: מוסדות אקדמיים, איגודי תעשייה, חברות בינלאומיות, מלכ״רים וסוכנויות ממשלתיות. אירועים מסוג זה משפרים שיתופי פעולה, חלוקת מידע, נטוורקינג, מיצוב בתעשייה ומשיגים עוד מטרות רבות.

בעת בחירת חברת הפקת כנסים יש להביא בחשבון את הניסיון בתחום זה באופן ספציפי, להסתכל על האירועים הקודמים שהחברה הפיקה ולקבל המלצות. יש לשאול שאלות ולהעדיף חברה שיכולה להציע שירות מקיף הכולל תכנון, לוגיסטיקה, תמיכה טכנית ושיווקית.

למידע נוסף אודות הפקת אירועים >>