בכל הפקת אירוע, חשוב להתייחס לנקודות הבאות על מנת לייצר תוכן איכותי שיעשה את ההבדל:

הבנת מטרת אירוע – לאירוע יכולות להיות מטרות רבות, והמטרה הספציפית של אירועי חברה יכולה להשתנות במידה רבה בהתאם לאופי האירוע ולמטרות המארגנים. חשוב להגדיר בבירור את מטרת האירוע ואת מה שאנחנו מקווים להשיג באמצעות האירוע. זה יעזור לנו לקבוע את סוג התוכן המתאים ביותר לאירוע. הנה כמה מטרות לדוגמא: גיוס כספים; קידום מוצר, מותג או שירות; אירוע נטוורקינג לקרב בין אנשים; נופש חברה; אירוע שנועד ללמידה וכו'.

קהל היעד  – כשמדובר באירוע חברה יש לזהות את הקהל הרלוונטי . האם האירוע נועד לגיבוש עובדי החברה, או למסיבת חג; האם האירוע מכוון ללקוחות החברה או ללקוחות פוטנציאליים כדי לעורר בהם עניין, כמו השקת מוצר או שירות  חדש; האם האירוע הוא עבור שותפים או ספקים, או שזה אירוע הפתוח לקהל הרחב שמטרתו להעלות מודעות לנושא מסוים. חשוב לסנכרן בין קהל היעד למטרות האירוע, ועל פי אלה לקבוע את התוכן.

איכות התוכן – איכות התוכן באירוע היא גורם חשוב בקביעת ההצלחה הכוללת של האירוע. תוכן איכותי יכול לעזור למשוך את המשתתפים, לספק ערך ולטפח חוויה חיובית עבור המשתתפים. הנה כמה גורמים שיש לקחת בחשבון בעת הערכת איכות התוכן באירוע: רלוונטיות: האם התוכן רלוונטי לנושא האירוע ולתחומי העניין של הקהל? ערך: האם התוכן מציע ערך למשתתפים, כגון מידע חדש, תובנות או מיומנויות? מעורבות: האם התוכן אינטראקטיבי ומרתק, ולא רק הרצאה או מצגת? איכות: האם התוכן נחקר היטב, מאורגן היטב ומוצג בצורה מקצועית? גיוון: האם התוכן והמציגים מגוונים, מה שמבטיח שהאירוע יהיה כוללני ומסביר פנים לכל המשתתפים? כל המרכיבים הללו יאפשרו לכם להעריך את איכות התוכן ולזהות היכן יש צורך בשיפור.

תוכן רלוונטי – תוכן שמתאים לקהל היעד ולמטרות האירוע. התוכן צריך להיות מהנה, לעורר השראה ולספק ערך. התוכן יכול לכלול מידע חדשני ומתקדם שיספק ידע מקצועי לעובדים. אם האירוע מיועד לקהל עסקי, התוכן יכול לספק פתרונות עסקיים מתקדמים וכוונות תכנון עתידיות. כדי לשמור על מעורבות הקהל, חשוב להציע שילוב של סוגים שונים של תוכן, כגון הרצאות, פאנלים, סדנאות, מופעים ופעילויות אינטראקטיביות. התוכן יכול לכלול נושאים מעניינים אחרים, שאינם קשורים ישירות לנושא המרכזי של האירוע, אבל הם עדיין יכולים להתאים למטרת האירוע ולקהל, כמו פעילויות גיבוש מגוונות.

תוכן בעל ערך – הנה כמה דוגמאות לתוכן בעל ערך כשמדובר על אירוע חברה או הפקת כנס למשל: מצגות מרכזיות או הרצאות מומחים בתעשייה או מנכ"לי חברות. סדנאות המספקות למשתתפים הזדמנויות מעשיות ללמידה או לרכישת מיומנויות. הזדמנויות לעבודה משותפת בשולחנות עגולים המאפשרים למשתתפים ליצור קשר זה עם זה ולשתף רעיונות ושיטות עבודה מומלצות. תערוכות או הדגמות אינטראקטיביות המציגות את המוצרים או השירותים של החברה. תוכן בידורי שיספק למשתתפים הפסקה מהתכנים המקצועיים ויאפשר להם להירגע וליהנות. על מנת לקבוע את התוכן בעל הערך הרב ביותר לאירוע חברה, חשוב לקחת בחשבון את המטרות והיעדים של האירוע ואת הצרכים והאינטרסים של קהל היעד.

טכנולוגיה – שימוש בטכנולוגיה, כמו מצגות מולטימדיה, אירועים וירטואליים יכולים לשפר את התוכן וליצור חוויה סוחפת ואינטראקטיבית  השימוש בטכנולוגיה מאפשר לארח אירועים באופן מקוון. זו יכולה להיות אפשרות נהדרת עבור חברות המעוניינות לארח אירועים לקהל עולמי או עבור אלה החוששים ממפגשים פנים אל פנים. ניתן להשתמש בטכנולוגיה כדי לשפר את חוויית האירוע עבור המשתתפים באמצעות שימוש בציוד שמע וציוד חזותי, כגון מיקרופונים, רמקולים ומסכי וידאו. שימוש באפליקציית אירוע יכולה לספק למשתתפים מידע חשוב על האירוע, כגון לוח הזמנים, ביוגרפיות של דוברים ומפות של מקום האירוע. ניתן להשתמש בה גם עבור פעולות אינטראקטיביות כגון סקרים חיים ומפגשי שאלות ותשובות.

עם זאת, חשוב לוודא כי הטכנולוגיה אמינה וקלה לשימוש. שימת לב לגורמים אלה ותכנון קפדני ומתאים של התוכן לאירוע, יצור חוויה מרתקת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים.