הפקת אירועים לחברות גדולות
אירועי חברה לעובדים הפכו לחלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית של חברות וארגונים כשהמטרה העיקרית הייתה ונשארה לחזק את תחושת המחויבות והשייכות של העובדים לחברה.
אירועי חברה יכולים לנוע בין כנסים מקצועיים של החברה, סמינרים פנימיים של הדרכה ועד הפקת אירועים ברמת החברה אם לחגוג הגעה ליעד חשוב, אירוע השנתי, השקת מוצר ועוד.
מיותר לציין כי אירועים מסוג אלה חייבים להיות מתוכננים בקפידה על מנת לעורר אנרגיות טובות, גיבוש והזדהות בקרב העובדים עם החברה.
השלב החשוב והבסיסי בתהליך הפקת אירוע הוא שלב התכנון
כשמדובר על הפקת אירוע לחברה גדולה של כמה אלפי עובדים, ההתקשרות מתחילה כמה חודשים לפני תאריך היעד.
מכיוון שיש עשרות ספקים ונקודות ממשק שצריך לסנכרן בין כולם, התכנון חייב להיות סופר מוקפד ומדויק לפרטי פרטים על מנת להבטיח את הצלחת האירוע.
אנחנו יכולים לומר שכשמדובר על הפקת אירועים לחברות גדולות, מוקם צוות חשיבה, קריאיטיב עם ניסיון של מעל עשור עם הפקות שכאלה – וחד משמעית, זה מה שעושה את ההבדל.
השלב המקדים עוד לפני שלב התכנון הוא הבנת המטרות והיעדים של האירוע. האם מדובר על השקת מוצר חדש או שירות חדש? האם לתקשר אסטרטגיה חדשה לעובדים? האם לשפר את מחוברות העובדים לארגון? ועוד.
יש משמעות רבה למטרת האירוע, ממנה נגזר הקונספט לאירוע, המיתוג והתוכן המוצע.
הגדרת תקציב
התקציב משפיע על כל ההיבט של תכנון האירוע, החל מבחירת הלוקיישן שהוא שיקול קריטי וחשוב ונגזרת משמעותית מתקציב האירוע, בחירת התוכן והאמנים לאירוע, האוכל (כאן יש דגש גם על הנראות והאסתטיקה – שהרי ידוע שלא רק הטעם מדבר), האטרקציות שילוו את האירוע או הכנס ועד רמת המיתוג (גם כאן יש מנעד רחב).
כשמדובר על הפקת אירועים, בניית תקציב מפורט היא סופר קריטית לתכנון והפקה מוקפדים. גם כאן אנו ממליצים תמיד לתכנן את "הבלתי מתוכנן" ולשריין כ 10% מהתקציב לכך.
בחירת הלוקיישן ודגשים לתכנון לאירוע
הלוקיישן מהווה חלק קריטי בחוויה הכוללת, ולכן חשוב להשקיע בבחירה מושכלת. כחברת הפקות גדולה ובעלת ניסיון, אנו יכולים לומר כי כשמדובר בהפקה לחברות ענק, כדאי למצוא לוקיישן באזור מרכזי ונגיש למשתתפי האירוע, עם מתחם חניה שיכול להכיל את אלפי העובדים (חשוב לזכור סדרני חניה במיוחד כשמדובר במאות/אלפי עובדים שמגיעים עם רכבים פרטיים לאירוע).
ניהול לוחות הזמנים
תאריך האירוע מציב מסגרת זמנים מוגדרת. הפקת אירוע מוצלחת, משמע מעקב צמוד אחר מגוון רחב של משימות. מיותר לומר (ובכל זאת נדגיש) כי עמידה בזמני הביצוע של כל משימה ומשימה היא קריטית להצלחת האירוע.
ע"י יצירת רשימה מפורטת של המשימות שנגזרות לאחור מתאריך היעד (חשוב לשים לב לתלויות בין המשימות שהרי סיומה של אחת העיכוב יכול לעכב את המשימה הבאה) מאפשרת להגיע לתאריך היעד מוכנים, בלי הפתעות.
המשתתפים
חשוב לבצע תחקיר מקדים ומקיף על מנת להבין מיהם קהל המשתתפים, אילו אירועים הופקו בעבר, מה אהבו יותר ומה אהבו פחות, כמות אנשים שצפויה להגיע לאירוע ועוד.
אנחנו מבינים את זה שכל משתתף באירוע הוא למעשה שגריר של החברה שלו וגם שגריר שלנו, של חברת הפקה. לא פעם ולא פעמיים קיבלנו פניות ממנהלות משאבי אנוש ששמעו עלינו מגורם שלישי שהיה באירוע חברה אחר שהפקנו.
נושא ומיתוג
הגיע הזמן לבחור נושא לאירוע ולקבוע את הפורמט הטוב ביותר לאירוע בלתי נשכח!
גם אם מדובר על הפקת כנס עם נאומים מרכזיים, שולחנות עגולים או למידת עמיתים, חשוב לשלב בין לבין את הפעילויות המהנות המשותפות האינטראקטיביות. המטרה – ליצור חוויות שחורגות מישיבה באולם. כאן צוות הקריאטיב נכנס לפעולה לענות על השאלה, "מה נדרש בכדי להפוך את האירוע לייחודי ובלתי נשכח!"
תכננו את הלוגיסטיקה של היום. כדי לקיים אירוע מוצלח, יש לנהל מקרוב את כל בעלי המקצוע הקשורים לאירוע לרבות קייטרינג, טכנאים אורקוליים, מדפסות, מעצבים, צלמים, חנויות פרחים, אנשי תוכן, אנשי אבטחה ועוד.
buildup לאירוע
ועל זה נאמר, "האירוע מתחיל מספר שבועות לפני תאריך האירוע".
על מנת לעורר ציפייה והתרגשות לקראת האירוע (וגם לדאוג לנוכחות גבוהה באירוע), יש מספר צעדים שחשוב לבצע (הנה מספר דוגמאות)
- שליחת מיילים מקדימים save the date עם רמזים לבאות
- עדכונים באתר החברה על האירוע הקרב ובא,
- שימוש בניוזלטר להפצת חידונים/רמזים לעודד מעורבות – הרמזים יכולים לעזור ביום האירוע לפותרים מראש
- שימוש בניולטר להצגה מקדימה של הדוברים המרכזיים/אמנים
- עיצוב והפצה של פוסטרים, פליירים ואביזרים אחרים כדי להעצים את הציפייה והמעורבות.
