אירועי בוטיק יוצרים חוויה ייחודית ומותאמת אישית, חוויה המשאירה רושם מתמשך על המשתתפים כשהם מתאפיינים ביציאה מהקופסה. כל צוות האירוע, מהמתכננים, הקייטרינג, המעצבים ונוספים, עובדים בשיתוף פעולה הדוק וזאת כדי להבטיח שהלקוחות (החברה) יקבלו בדיוק את מה שהם רצו וכי המשתתפים יתרגשו כבר מרגע שיקבלו את ההזמנה.

אירועים מסוג זה חשובים וללא מילים הם מספרים את סיפור החברה. הם יכולים לבנות את המותג, את הנאמנות של הלקוחות, לשפר את הקשרים עם השותפים השונים ולהגדיל את הסבירות שהמותג ייזכר לעוד זמן רב. לשם כך חשוב להתאים את האירוע לחברה עצמה, לדרישות שהיא מביאה ולמעשה לספר את הסיפור שלה בדרך מרגשת ומעוררת עניין.

מרעיון ועד ביצוע: כך מפיקים אירועי בוטיק

כל הפקת אירוע בוטיק מתחילה ברעיון כללי. רצון להפגיש אנשים שונים במקום אחד ולהכניס אותם לחוויה שהם לא ישכחו. ממש כמו במקרה של הפקת אירועים לחברות הייטק מרגע העלאת הרעיון ועד סיום האירוע עצמו יעברו מספר שלבים אותם כדאי להכיר:

העלאת הרעיון הכללי

בתחילה כל שיש לעשות הוא להעלות את הרעיון הכללי ולהחליט לקיים אירוע בוטיק. כמובן, רצוי שתהיה סיבה טובה לכך כשזו יכולה להיות שיווק של מוצר חדש, ציון נקודת מפנה חשובה בחברה ועוד. בשלב הראשוני יש לקבוע מהי מטרת האירוע, מי צפוי להיות מוזמן אליו והאם ישנה כוונה לעורר באז תקשורתי סביבו.

הגדרת תקציב

הפקת אירועי יוקרה ובוטיק דורשים כמובן תקציב מתאים. התקציב צריך להיות הגיוני, להתאים ליכולות ולכוונה של החברה ויש להביא בחשבון כי התקציב צריך לכסות את עלויות המקום, הקייטרינג, הצוות שיעבור לאורך האירוע, פרסום, ציוד שיושכר, מנחים וכל מרכיב נוסף כשמראש רצוי לקבוע את הגבולות.

פנייה לחברה מקצועית

ברגע שישנה הגדרה כללית של הרצון להפיק אירוע והתקציב ברור אפשר להתחיל לדבר עם הצוות המקצועי. התפקיד של החברה היא להפוך חלומות למציאות כשהיא מצטיינת בהפקת אירועים שאנשים זוכרים לאורך שנים. זה הזמן לדבר, לבדוק מהן המטרות הכלליות ולתת לחברה להציע הצעה מרגשת.

בחירת מקום לאירוע

אירועי בוטיק יכולים להתקיים במקומות שונים כשהבחירה צריכה להביא בחשבון את מספר המשתתפים, המרחק מאזור המגורים, נגישות מבחינת חנייה והשירותים שאפשר לקבל מהמקום עצמו. בהתאם למקום יקבעו כל שאר השירותים, הפעילויות במקום והעיצוב.

קביעת קונספט האירוע

את הקונספט של האירוע אפשר לקבוע לפני או לאחר בחירת המקום וזאת בהתאם לציפיות הראשוניות. בתוך כך ייכנסו כל ההחלטות שיקבעו איך בעצם ייראה האירוע עצמו, מרגע שליחת ההזמנה, כניסת המשתתפים למקום ועד שהם יעזבו. בהפקת אירועי בוטיק כל פרט חשוב ויכול לעשות הבדל גדול בחוויה הכוללת.

בחירת אנשי מקצוע

ברגע שהקונספט ברור ואפשר לראות את הוויז׳ן של האירוע בצורה ברורה זה הזמן ליצור קשר עם אנשי המקצוע השונים ולקבל את ההחלטות ״הקטנות״ ביותר. עכשיו זה הזמן לקבוע את תפריט האירוע, להחליט על צבעים שילוו אותו, להזמין צלם, לבחור מתנה שהאורחים יקבלו ביציאה ולוודא כי כל הפרטים סגורים.

שליחת הזמנות

הרגע בו ההזמנות יוצאות הוא רגע חשוב שיכול להבדיל בין הפקת אירוע בוטיק לעוד אירוע רגיל. המוזמנים צריכים להתרגש לקראת מה שעומד לבוא ולכן ההזמנה צריכה לשקף את האירוע שעומד להתרחש. כדאי להשקיע בעיצוב ההזמנה ולהכניס בה אלמנטים שעומדים להיות באירוע.

סיכום תהליך ההפקה בטבלה שימושית