אירוע ההשקה יכול להיות נקודת הפתיחה של חדירת המוצר או השירות ולכן חשוב מאד לבצע אותו בדרך הנכונה. תחום הפקת אירועים הוא תחום מרגש שיכול לשרת היטב את החברה כשהמטרה במקרה הזה היא ליצור את הבאז הנכון, לייצר עניין רב סביב האירוע והמוצר, לארגן אירוע בלתי נשכח, כזה שאנשים ירצו לדבר עליו ברשתות החברתיות ולספר עליו באופן אישי. לשם כך נדרשים השלבים הבאים:

1. בחירת מקום ויום האירוע

הפעולה הראשונה שיש לקבוע היא יום האירוע ואת המיקום שלו. בכל הנוגע לבחירת היום יש לזכור כי ימים מסוימים נוחים יותר לקהל הרחב לעומת אחרים כשלרוב יום חמישי נחשב לאידאלי ליציאה החוצה ובעיקר בערבים. בבחירת היום כדאי להסתכל על לוח השנה, לבדוק שאין חגים בתקופה זו ובוודאי שהיום שנבחר לא מתנגש עם אירועים אחרים חשובים שיכולים להיות באותו היום.

בנוגע לבחירת המקום יש למצוא אחד שיתאים בגודל למספר האנשים שצפויים להגיע, שיציע את המרחב הנדרש מבחינת ציוד ושיהיה נגיש מבחינת ההגעה למקום וחניה. מקום האירוע יכול להשפיע על מה שיהיה במהלכו אך צריך לזכור שהוא רק הבסיס, כמו קנבס שמה שנעשה איתו הוא מה שחשוב באמת. בסופו של דבר נרצה מקום שישרת אותנו היטב ונרצה שהמשתתפים ידברו על האירוע ולא על המקום.

2. בחירת נושא בלתי נשכח

הנושא של אירוע ההשקה חייב להיות קשור למוצר, לשירות ולכל הפחות לתעשייה. סביב הנושא המרכזי ייבנה האירוע והוא יעזור לנו לעשות בחירות שונות הנוגעות לעיצוב המקום, האפקטים שיהיו בו, הפעילות העיקרית ואפילו להחליט על הקייטרינג והמנות שיוגשו בהתאם.

המטרה היא לא רק ליצור אירוע שבו נציג את המוצר שלנו אלא ליצור חוויה שאנשים ירצו לזכור ולשתף ברשתות החברתיות. ברגע שנבחר נושא מרכזי שמדבר לאנשים, שמצליח להפתיע, להוציא את המשתתפים מהשגרה אך שמתחבר למותג, התוצאה תהדהד לאורך זמן.

3. תכנון רגע ההשקה

אירועי חברה מיועדים להעניק בידור, חוויה, רגעים מהנים ולכן יש לחשוב על הרגע החשוב ביותר של היום והוא ההשקה של המוצר או השירות. בין אם מדובר על חשיפת לוגו חדש או מוצר יוצא דופן, יש לחשוב על הדרך בה נרצה להציג אותו ולשים עליו את הפוקוס. זהו מרכז האירוע שלנו ולכן יש לתכנן אותו היטב כשהחלטות רבות יתקבלו בהתאם לרגע החשיפה.

אנחנו יכולים לבצע חשיפה בצורות שונות; הצגת המוצר על מסכים גדולים, ליצור חשיפה של ממש מאחורי מסך שיורד, להודיע תוך כדי מופע או על במה מרכזית ולהשתמש בתחרות כדי לעורר עניין. אין סוף ליצירתיות והחשוב ביותר הוא שההשקה תתאים למוצר, למותג ולאופי המשתתפים באירוע.

4. הכנת המדיה החברתית

הפעילות במדיה החברתית חשובה להצלחת האירוע. נכון להגיד שהמטרה היא לשווק את המוצר אך חשוב לשווק את האירוע עצמו וזאת כדי שאנשים ירצו להגיע, יגיעו מוכנים ונרגשים וירצו להמשיך לדבר עליו ושהחוויה תהדהד גם בקרב אנשים שלא הגיעו לאירוע.

ישנן נקודות רבות שחשוב להתייחס אליהן כולל פתיחת אירוע במדיה החברתית, הכנת הזמנות, יצירת טיזר ואולי אפילו תחרות או פעילות שתכניס את המשתתפים לחוויה עוד לפני יום האירוע. בהתאם לסוג האירוע ואופן ההשקה המתוכנן יש לחשוב היטב איזה מידע נכון לגלות מראש, אילו רמזים כדאי לפזר ובאיזה אופן לערב את המוזמנים במה שעומד להתרחש. תכנון נכון הוא המפתח לאירוע השקה בלתי נשכח.