הפקת אירועים בחו"ל. הדגשים החשובים
הפקת אירוע בחו"ל או נופש חברה בחו"ל דורשת מיומנויות ייחודיות והרבה ניסיון בתחום. הניסיון של עשרות שנים כחברת הפקה שמפיקה נופשי חברה בחו"ל ואירועי חברה, זה מה שעושה את ההבדל.
כבר מעל עשור שאנחנו מפיקים אירועים ונופשים לחברות בחו"ל. הקשרים עם ספקים מקומיים בחו"ל, ההיכרות עם התרבות המקומית ועם החוקים והתקנות הנדרשים בחו"ל הם הערובה האמיתית להצלחת כל אירוע.
מהם הדגשים החשובים בהפקת אירוע בחו"ל?
למדו והבינו את החוקים והתקנות המקומיים
חשוב לדעת ולהבין את החוקים והתקנות בכל ארץ שעשויים לחול על האירוע, כולל היתרים או רישיונות שעשויים להידרש.
זה עשוי לכלול קבלת כל האישורים או הרישיונות הדרושים, כמו גם עמידה בתקנות הבריאות והבטיחות המקומיות בחו"ל.
הנה כמה דברים ספציפיים שיש להתייחס אליהם:
היתרים ורישיונות – בהתאם לסוג האירוע המתוכנן ייתכן שיידרשו היתרים או רישיונות שונים כדי לקיים את האירוע. לדוגמה, ייתכן שיהיה צורך להיתר כדי להשתמש במקום ציבורי או כדי להגיש אלכוהול.
תקנות בריאות ובטיחות – תקנות הבריאות והבטיחות המקומיות עשויות להשתנות ממדינה למדינה, ולכן חשוב להבין את התקנות הספציפיות החלות על האירוע. זה עשוי לכלול דרישות לבטיחות אש, בטיחות מזון או שימוש בציוד מסוים.
שיקולים משפטיים – חשוב להיות מודעים לכל השיקולים המשפטיים שעשויים לחול על האירוע, כגון אחריות בגין פציעה או נזקים. חשוב להתייעץ עם עורך דין מקומי או יועץ משפטי שמכיר את חוקי המדינה בכדי לוודא שהאירוע עומד בכל החוקים והתקנים הרלוונטיים.
רגישויות תרבותיות – לתרבויות שונות עשויות להיות רגישויות שונות סביב נושאים או נושאים מסוימים. חשוב להיות מודעים לרגישויות אלה ולהימנע מכל דבר שעלול להיתפס כפוגעני או בלתי הולם. זה עשוי להיות כרוך בהתאמת קוד הלבוש, הצעות המזון והמשקאות או היבטים אחרים של האירוע.
למדו את תרבות המקום
חשוב להבין את ההבדלים התרבותיים ולוודא שהאירוע הולם ומכבד את התרבות והמסורות המקומיות.
הנה כמה דברים ספציפיים שיש לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע חברה בחו"ל:
חקר מנהגים ומסורות מקומיות – חשוב לחקור מנהגים ומסורות מקומיים על מנת להבין מה נחשב ראוי ומכבד בתרבות המקומית. זה עשוי לכלול הימנעות מתאריכים או שעות מסוימים שנחשבים קדושים, או התאמת האירוע להיות רגיש לנורמות תרבותיות מקומיות.
שתפו פעולה עם חברה מקומית
שותף מקומי יכול לספק תובנות חשובות לגבי מנהגים ומסורות מקומיים, לעזור, להתאים ולנווט בכל האתגרים שעלולים להתעורר.
הנה כמה יתרונות בעבודה עם שותף מקומי בעת תכנון אירוע בחו"ל:
ידע ומומחיות מקומיים – שותף מקומי יכול לספק תובנות חשובות לגבי מנהגים ומסורות מקומיים, חוקים ותקנות ושיקולים לוגיסטיים. הם יכולים לעזור לכם להבין את הסביבה המקומית ולהבטיח שהאירוע ויתאים לכל החוקים והתקנות הרלוונטיים.
כישורי שפה – עבודה עם שותף מקומי השולט בשתי השפות יכולה להקל על התקשורת ולהבטיח שכולם יבינו אחד את השני. זה יכול להיות מועיל במיוחד אם אינכם שולטים בשפה המקומית.
רגישות תרבותית – שותף מקומי יכול לעזור להבטיח שהאירוע שלכם יתאים לנורמות התרבותיות המקומיות.
חיסכון בעלויות – עבודה עם שותף מקומי עשויה לחסוך כסף, מכיוון שהוא מסוגל לנהל משא ומתן על תעריפים טובים יותר עם ספקים מקומיים.
בעיקרון שיתוף פעולה עם חברה מקומית לתכנון אירועים או אדם פרטי יכול להיות משאב יקר ערך בעת תכנון אירוע בחו"ל, ולעזור להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח ורגיש מבחינה תרבותית.
תכנון לוגיסטיקה בהפקת אירוע בחו"ל
תכנון לוגיסטיקה לאירוע בחו"ל הוא הרבה יותר מורכב מתכנון אירוע בארץ. הנה מספר נקודות שחשוב במיוחד לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע בחו"ל:
תחבורה – חשוב לתכנן הסעות אל האירוע וממנו, כמו גם כלי תחבורה מקומי שעשויה להידרש במהלך האירוע. זה עשוי לכלול תיאום טיסות, תחבורה יבשתית ולינה למשתתפים.
לינה – חשוב לארגן לינה למשתתפים. ייתכן שיהיה צורך להזמין מקום אירוח זמן רב מראש כדי להבטיח זמינות.
קייטרינג – חשוב לארגן קייטרינג, בין אם באמצעות חברת קייטרינג מקומית או עם ספק מקומי המספק שירותי קייטרינג. ייתכן שיהיה צורך לברר מהן העדפות המזון והמשקאות המקומיים ולערוך סידורים מתאימים (לא לשכוח כשרות, בחו"ל זה יכול הרבה יותר מאתגר).
תמיכה אודיו/ויזואלית וטכנית – חשוב לארגן כל תמיכה אודיו/ויזואלית וטכנית לאירוע, כולל השכרה והתקנה של ציוד. מומלץ לעבוד עם מתכנן אירועים מקומי או חברת תמיכה טכנית כדי להבטיח שכל הציוד הדרוש זמין ובמצב תקין.
תקשור
תקשרו ביעילות. תקשורת יעילה היא חיונית בעת תכנון אירוע בחו"ל, במיוחד בעת עבודה עם צוות מקומי, שותפים או ספקים. הנה כמה טיפים לתקשורת יעילה בעת תכנון אירוע בחו"ל:
אם אינכם דוברים את השפה המקומית, השתמשו בשירותי תרגום או עבדו עם חבר צוות מקומי השולט בשתי השפות.
הגדירו ציפיות ברורות – תקשרו את הציפיות והיעדים שלכם לאירוע בצורה ברורה לצוות, לשותפים ולספקים שלכם.
השתמש בערוצי תקשורת מרובים – כגון דואר אלקטרוני, טלפון ושיחות ועידה בווידאו, כדי להבטיח שכולם יוכלו לשמור על קשר ולהיות מעודכנים.
