הפקת כנסים עסקיים בנושא AI עם פרוצי הפקות
הבינה המלאכותית היא אחד הנושאים החמים ביותר. הטכנולוגיה מתקדמת בקצב יוצא דופן והרצון להישאר מעודכנים טבעי. כנסים עסקיים בנושא AI פונים לקהל הרחב, עסקים מתחום הדיגיטל, חברות היי-טק וארגונים אשר רוצים להדביק את הקצב ולחשוף את העובדים לעוד ידע.
מארגני אירועים יכולים להתמודד עם אתגרים שונים בעת תכנון כנס המתמקד בבינה מלאכותית. מבחירת הפלטפורמה הטכנולוגית הנכונה ועד ליצירת תוכן מרתק שימשיך להדהד גם לאחר שהמשתתפים ילכו הביתה, יש לחשוב על כל הפרטים. חברת פרוצי הפקות מתמחה ביצירת כנסים מוצלחים והיא שיתפה אותנו בסוד יצירת כנס AI מוצלח.
נקודת המפתח היא הבנת מהות הכנס
יצירת כנס עסקי בנושא AI דורשת תכנון קפדני, הקצאת משאבים נכונה וניהול לוח זמנים אסטרטגי. השלב הראשון שיש להתחיל ממנו הוא הגדרה של המטרות ושל קהל היעד. ישנם שלל נושאים שיכולים להיות מעניינים כולל מחקרים, פיתוח, הנהגה עסקית וכל אחד מהם מתאים לקהל יעד שונה.
בכל הנוגע לבינה מלאכותית, יש להיזהר מארגון כנס סביב מגמה ספציפית וזאת כיוון שהשינויים מהירים כל כך. עם זאת, חשוב להביא נושאים שיכולים למשוך תמיד ולבחור מרצים שיוכלו להביא את החדשות המרגשות ביותר בתחום. ישנם נושאים שרלוונטיים תמיד כמו אתיקה, התקדמות בלמידת מכונה, יישומי בינה מלאכותית בתעשיות ספציפיות ואימוץ הכלים ביומיום.
סביבה ששמה את הטכנולוגיה במרכז
לאחר ההבנה מה הנושא המרכזי ומי קהל היעד, אפשר להתחיל לחפש אחר המקום המתאים לכנס טכנולוגי. הדרישות הטכנולוגיות יכללו אינטרנט מהיר ואמין, מערכת גיבוי חשמל ומרחבים שיכולים להתאים להדגמות שונות. במיוחד בעולם ה-AI ישנה חשיבות להדגמות אינטראקטיביות, סדנאות מעשיות וזמן לשיח בנושא, בין המשתתפים ועם מרצים מובילים בתעשייה.
יש להכין רשימת מרצים ולבנות תוכנית מאוזנת ומרתקת שתשלב בין הרצאות, פאנלים, סדנאות ומפגשי נטוורקינג שישמרו על מעורבות המשתתפים. בתחילה יש להכין מפת חשיבה, להעלות רעיונות לפעילויות, מרצים ומקומות מתאימים ולבחון את התקציב שצריך לכלול את המרכיבים הבאים:
- מקום וציוד
- דוברים ואנשי מקצוע
- שיווק
- צוות תפעול
- השארת תקציב למקרי חירום
חשוב להגדיר את התקציב כבר בתחילת הדרך, לפני הזמנת מקום או מרצים וזאת כדי לבחון מהן האפשרויות, לקבוע סדרי עדיפויות ולחפש אחר נותני חסות (אם רלוונטי).
דגש על הטכנולוגיה
כנס עסקי בנושא AI לא יכול להיות כמו כל כנס אחר. כאן הטכנולוגיה היא המרכז והיא יכולה להוביל או להרוס את החוויה. ישנה חשיבות גבוהה לבחירת הכלים הנכונים בנוסף ליצירת לוח זמנים שזורם והבאת מרצים מעניינים.
שילוב אודיו ווידאו בשידור חי
יש לבחון את הדרך לשלב אלמנטים של אודיו ווידאו בשידור חי כדי להציג את היכולות של הבינה המלאכותית. השילוב יכול להיות על הבמה והוא יכול לפתוח את הכנס גם לצופים מהבית או מכל מקום בעולם. פלטפורמות שונות מאפשרות תרגום בזמן אמת, כתוביות אוטומטיות שמגבירות נגישות ועזרה וירטואלית למשתתפים.
סוכנים דיגיטליים שיובילו את החוויה
אין באמת תחליף לנותני השירות אבל שילוב של עוזרים וירטואליים, באתר ההרשמה ובאירוע עצמו, יכול להיות מרגש ויעיל. הרעיון הוא להראות את היכולות של ה-AI בזמן אמת ולנצל את החדשנות כדי להתמודד עם שלל המשימות בכנס ולהעניק השראה לקהל שמגיע למקום.
הצגת מקרים מהשטח
כנס בנושא AI לא יכול להיות דומה לאף כנס אחר. הטכנולוגיה חייבת להיות במרכז והקהל רוצה לראות מקרים מהשטח ולהבין ממש כיצד הוא יכול ליישם את הרעיונות שעולים. מעבר להרצאות כדאי לשלב פעילויות שיגרמו לקהל לקחת חלק מעשי בכנס.
ניהול לוח הזמנים ביעילות
בארגון כנס יש ליצור לוח זמנים שכולל את כל ההכנות, האירוע עצמו ומה שמתרחש אחריו. בהתאם לגודל הכנס יש לקבוע כמה זמן נדרש כדי לארגן אותו. לעתים נדרשים חודשים ארוכים ובמיוחד בכנסים גדולים ולעתים אפשר להקים כנס גם תוך חודשיים או שלושה. בשלב הראשון יש לקבוע את נושא הכנס, להבין מי קהל היעד ולהעריך את כמות המשתתפים.
בהמשך אפשר למצוא את המקום המתאים, את המרצים שיובילו את הכנס ואת הסדנאות השונות ואז אפשר להתחיל בקמפיין שיווקי ולתכנן בקפידה את יום הכנס. אנשי הצוות, המרצים והמשתתפים צריכים לקבל תוכנית מסודרת עוד לפני יום הכנס וכדאי שזו תופיע במקום בולט. בסיום הכנס יש לשלוח את החומרים הרלוונטיים למשתתפים ולהדהד את הפעילות במדיה החברתית.