איך עושים אירוע חברה מרשים עם תקציב מוגבל?
אירוע חברה הוא נקודת שיא בשנה אצל כל חברה או ארגון. אירוע כזה הוא יום חוויתי שמתאר ומדגיש את המוניטין של החברה, את האסטרטגיה של ההנהלה שרואה בחברה לא רק מקום עבודה אלא ארגון עם חזון שמוביל דרך חדשנית, תרבות ארגונית חזקה עם מסר של משפחתיות, שהארגון – בנוסף לפרנסה שהוא נותן לעובדים וליכולת שלו ליצור שיתופי פעולה עסקיים – מציג חזון, ראייה ארוכת טווח, סדר יום וערכים שכל ארגון יכול להתגאות בהם.
אם גם ככה התקציב מוגבל - למה לעשות אירוע חברה?
שאלה טובה. יש תקופות שבהן החברה בקשיים, לאחר השקעה גדולה במוצר, בפיתוח או מכל סיבה אחרת. אז למה חשוב בכל זאת לעשות אירוע חברה חוויתי, גם אם הוא יהיה בתקציב מוגבל? כיוון ששבירת השגרה חשובה לפרוק את המתח משגרת העבודה והעומס, לנוח, להתרענן.
ביום של אירוע חברה המנוחה היא מנוחה גם אם הוא יהיה במלון בים המלח וגם אם הוא יהיה בבית קפה או בגן אירועים סמוך. אירועי חברה מראים חוסן, יציבות, ומשקפים לעובדים מדיניות של ההנהלה שם לא רק אמצעי לייצר כסף. העובדה הזו מושכת לארגון כח אדם איכותי שמחפש במקום העבודה שלו גם מוסד שמביא לו fun, תרבות וערכים נוספים מלבד עבודה.
אירוע חברה, גם אם הוא מופק בתקציב מוגבל ומצומצם – גורם לגיבוש וחיבור בין מחלקות, בין עובדים, לחיבור וקשר אישי שלא תמיד מתקיים במהלך שגרת עבודה ואווירה עסקית ומקצועית. אירוע חברה גורם לעובד הארגון לחזור הביתה בסוף היום עם חיוך על הפנים. ההנהלה רואה אותי גם כבן אדם. לא רק כבורג במערכת.
כשכל הנקודות האלה מתחברות הארגון עצמו נהיה בריא יותר, התהליכים בו נעשים בין אנשים שמכירים אחד את השני יותר טוב ובהכרח הארגון יהפוך לאורגני יותר, מגובש יותר וחסין יותר מפני אתגרים כלכליים ועסקיים.
- ראובן, מנכ"ל של חברה באזור שוהם – "בגלל מגבלות תקציביות שהיו לנו התלבטנו לגבי אירוע חברה השנה. איך העובדים ירגישו, האם האירוע יעבור בכיף ובגישה טובה? ישבנו עם מפיק אירועים של פרוצ'י הפקות, אמרנו להם מה המחשבות שלנו, מה הערכים שאנחנו רוצים להביא לידי ביטוי באירוע וחששנו בגלל התקציב המוגבל. אבל הניסיון הרב של פרוצ'י והמקצועיות שלהם (שהיו ניכרים לכל אורך התהליך ויום האירוע) הוכיחו את עצמם. הם ממש לקחו את מה שיש, הרגיעו אותנו, הבינו מצוין לאן אנחנו מכוונים ואירוע שלכתחילה חששנו אם להתחיל לארגן הסתיים בהצלחה ענקית, העובדים יצאו הביתה שמחים ולא הרגישו בכלל את מגבלות הפקת האירוע. כולנו יצאנו בתחושת גאווה בסיומו של אירוע מוצלח במיוחד"
איך מפיקים אירוע חברה עם תקציב קטן יותר ממה שאנחנו רגילים?
אז איך עושים את זה? כמובן שלכל חברה או ארגון יש את המאפיינים הייחודיים שלהם עם צוות עובדים משלו ולכן אין כלל אצבע שמתאים לכולם באופן גורף.
אבל יש פעולות מסוימות מבחינת תקציב ההפקה העשויות להתאים לכל ארגון. צוות ההפקה של פרוצ'י מביא לכם כמה טיפים:
1. תכנון מדוקדק וירידה לפרטים
בארגונים עם מספר קטן של עובדים אפשר לתת שי אישי לכל עובד עם התייחסות אישית. במקרים כאלה ברכה שמתייחסת באופן אישי לעובד שווה יותר מעוד מתנה.
2. יש תקופות בהם המחירים זולים יותר כי הביקוש נמוך יותר
בקיץ או באביב המחירים לרוב יהיו גבוהים יותר. תכנון מראש וסגירת אירוע בתקופה פחות מבוקשת יכולה להוזיל את עלות האירוע באופן משמעותי.
3. לא בכל אירוע חובה תכנית אמנותית
הצגת הפרויקטים של מחלקות החברה בשנה האחרונה, אירועים יוצאי דופן הקשורים לחברה, משחקי טריוויה או קאהוט הקשורים באופן אישי לעובדים, תכנים חברתיים כמו דינמיקה קבוצתית, חדר בריחה נייד או אפילו טקס עובדים מצטיינים יכול לעשות את העבודה וגם ליצור תחושת גאווה, שיתופי פעולה וחיבורים בין עובדים ממחלקות שונות, לשבור את הקרח ולחזק את היחסים הבין-אישיים בין העובדים.
סיפור אישי מעורר השראה של אחד העובדים או לספר על אירוע מצחיק ויוצא דופן הקשור לחברה יכול להביא לחיבור ולערך נוסף שהעובדים מקבלים מאשר עוד מופע סטנד-אפ.
אבל אם אתם בכל זאת מתעקשים על תכנית אמנותית, פרוצ'י הפקות מחוברת לאמנים המובילים בישראל וגם לאמנים בתחילת דרכם. בזמנים מסוימים אפשר לצאת מהקופסא ולחשוב על תכניות אמנותיות שונות זולות יותר או על אמנים בתחילת דרכם.
כמובן גם ביצוע ברטר לנותני השירות היא דרך מצוינת להוזיל עלויות (במיוחד עבור נותני שירות/אמנים בתחילת דרכם).
דרך נוספת ואפשרית לא פחות לחסוך כסף היא לקיים אירוע בוקר או צהריים במקום בערב. אירוע ערב יכול להיות יקר יותר בעשרות אחוזים.
פרוצ'י הפקות - הדרך לאירוע מרשים בלי לפרוץ את התקציב שלכם
פרוצ'י הפקות מתמחה כבר עשרות שנים באירועי חברה בישראל. הידע, הקשרים והניסיון שצברנו במעלה הדרך יכול לחסוך לכם הרבה זמן, התלבטויות וגם לא מעט כסף. אז אם אתם לפני אירוע חברה בתקציב מוגבל ולא יודעים איך להתקדם – דברו איתנו. פרוצ'י הפקות – הכתובת לאירוע החברה הקרוב שלכם.
אם אתם מחפשים שירות מקצועי להפקת כנסים – הצוות שלנו ילווה אתכם משלב הרעיון ועד סיום האירוע.
מאמרים נוספים שעשויים לעניין אתכם
עשרות לקוחות מרוצים שהפקנו להן אירועים יוצאי דופן
ביקורות בגוגל
