הדגשים החשובים בהפקת כנסים רפואיים

העולם הרפואי מתעדכן בקצב מסחרר ומהיר על כן, בכדי לשתף בידע, תוצאות מחקרים, ליצור שיתופי פעולה ולקדם מוצרים ומכשור רפואי – חברות רבות בוחרות לקיים כנסים רפואיים. חלק נכבד מכנסים אילו נעשה בחסות מרכזים רפואיים וקופות החולים הגדולות כמו גם חברות בתחום המכשור הרפואי והביו-טק.

כשאומרים "כנס רפואי" מדובר על כנס יוקרתי, "הקוויאר" של עולם הכנסים החל מבחירת הלוקיישן, ההרצאות המהודקות, הקייטרינג המשובח שמלווה את הכנס והכי חשוב רשימת המוזמנים המכובדים והנואמים בכנס.

הכנו עבורכם רשימת דגשים שכדאי שתכירו בבואכם להפיק כנס רפואי

מיקום וכמות משתתפים

כמו בכל הפקת אירוע או כנס, בחירת הלוקיישן מהווה את הבסיס לכנס. יש להתחשב בכמות המוזמנים אשר צריכים להגיע וכן בגודל החלל הרצוי לכל שלב במהלך הכנס משלב המינגלינג ועד שלב הנאומים באולם. בבחירת המיקום יש להתייחס להסדרי חניה ואפשרויות ההגעה למקום

ההגעה לכנס

לוגיסטיקה וארגון מסודר של האירוע שמתחיל עוד מהסדרי החניה למשתתפי הכנס, אישורי כניסה שמוכנים כבר בעמדות הרישום ובמתחם ההתכנסות הם שיוצרים אצל המשתתפים את הרושם הראשוני שאכן הכנס הזה הולך להיות מקצועי, מדויק ומאורגן כהלכה.

כשמדובר בכנסים בינלאומיים או כנס שחלק מהאורחים בו מגיעים מחו"ל יש מצבים שהכנס עצמו הוא רק חלק מכל התכנון ונדרש לתכנן בהתאם לכל זמן השהות של האורחים אם מדובר בסיורים בארץ, ימי עיון, ביקורים במקומות מענינים ועוד תוכן איכותי למהלך השהות של האורח המכובד.

כמובן שהכל עוד מתחיל הרבה לפני …. מרצה בכנס שמגיע מחו"ל בדר"כ החברה שחסותה מתקיים הכנס תדאג לסידורי הטיסה, הלינה וכל זמן השהות כמו שנאמר.

מיתוג

כמו בכל כנס, גם בכנסים רפואיים המיתוג והיוקרה הם חלק משמעותי ובלתי נפרד מכל האירוע.

שילוט מקדים, דגלים ממותגים לאורך רחבת הכניסה, מסכי ענק במתחם האירוע להצגת המרצים, לו"ז הכנס, המוצרים המקודמים בכנס ועוד. בכנסים רפואיים נהוג לתת לאורחים מתנה קטנה ואיכותית כמו עט עם חריטה ומחברת איכותית ומושקעת ועוד.

וכשמדברים על כנסים רפואיים בדרך כלל המיתוג יהיה בלבן, נקי, קווים ישרים וזאת על מנת לשדר אלגנטיות ויוקרה כמצופה מכנסים רפואיים

מידע ולוח זמנים 

עמדה בכניסה למתחם שמציגה את לוח הזמנים לאורך כל שלב במהלך האירוע. מי הנואמים המכובדים? תכני וזמני ההרצאות בכנס?

טרנד חדש שתופס תאוצה בימים אילו הינו שילוב מסכים מתקדמים עם כיתוב, וידאו ואנימציות המוכנות מראש עבור אורחי הכנס. מסכים אלו מעוררים סקרנות ומעניקים לאורחי הכנס חוויה מעניינית עם הסבר על על כל מה שקורה ויקרה בכנס בצורה מהירה ומהנה

הכיבוד

כך זה צריך להיראות … מלצרים לבושים בקפידה עוברים בין משתתפי הכנס עם מגשים עמוסי כל טוב …. הרי אין כמו טעימות ויין טוב לשלב המינגלינג עוד לפני תחילת הכנס

חשוב כי עמדות הכיבוד יהיו בולטות ונגישות ושמספר העמדות יהיה ביחס מותאם לכמות המוזמנים 

רצוי לנסות להשאיר את עמדות הקפה, הפירות והעוגות פתוחות למשך על האירוע – יחד עם זאת לזכור כי כדאי למקם עמדות אלו באזור שלא יפריע להרצאות ויחד עם זאת יהיה נגיש בכל שלבי הכנס

המון המון בהצלחה, פרוצ'י הפקות