הדברים הקטנים שעושים את ההבדל בהפקת אירועי חברה
כל אירוע שחברה מפיקה חייב להיות יחיד ומיוחד. ההשקעה הרבה, הכסף והזמן, מתנקזים לתוך רגעים שאמורים להיות בלתי נשכחים.
בכדי להשיג את אפקט ה-WOW יש לעבוד כבר מהשלבים הראשונים בצורה הכי מקצועית ולעשות את הבחירות הנכונות.
החלטתם להפיק אירוע חברה? לשם כך ריכזנו טיפים חשובים על כל הדברים הקטנים שיעשו את ההבדל הגדול באירוע הבא שלכם.
מטרת האירוע
כאשר מדובר על אירועי חברה, לזמן יש משמעות ואין שום סיבה להתמהמה עם ההכנות והתכנון. הדבר הראשון שיש לקבוע הוא גודל האירוע כאשר אירוע גדול דורש התארגנות של ארבעה עד חמישה חודשים ואירוע קטן של כמה מאות משתתפים כחודשיים.
בתכנון יש לחשוב על מטרת האירוע, אופי האירוע ואפילו לחשוב כיצד יגיעו המוזמנים. המטרה יכולה להיות מסיבה ייחודית לכבוד החג, השקה של שירות או מוצר, אירוע גיבוש ענק ועוד. אופי האירוע יושפע מהמטרה ובהתאם ייקבע היכן הוא יערך, באילו שעות ומה יהיה הנושא והקונספט המרכזי של האירוע.
התנהלות נכונה מול הספקים
לספקים יש חלק מרכזי וחשוב בהצלחת האירוע. בבחירת ספקים יש לבדוק קודם כל את הניסיון הקודם שלהם עם אירועים מסוג זה. אין להסתפק רק בתמונות או התרשמות כללית ומומלץ לשוחח חברות בסדרי גודל דומים כדי לשמוע מהן על הספקים.
בבחירת הספקים יש לבחון מה הם מציעים מבחינת השירות, לקרוא היטב את החוזה בין הצדדים ולוודא כי הם מחזיקים בביטוח המתאים לפעילות. כחברת הפקות, אנחנו מוודאים מול כל ספק את כל הפרטים הללו ובודקים כי הוא יכול לבצע את הנדרש באירוע על הצד הטוב ביותר.
יצירת האווירה המושלמת
יצירת אווירה לאירוע מתחילה עוד לפני שהמוזמנים מגיעים. כל החלטה שמתקבלת כבר משלב התכנון משפיעה על האירוע. בחירה נכונה של המקום, של המוזיקה, של התפריט שיוגש (והאופן בו האוכל יוגש), משמעותית. כל הפרטים הקטנים צריכים "לעבוד יחד" ולהתאים זה לזה.
לדוגמה, באירוע עם אווירה קלילה יתאים בופה עם מנות קטנות יפיפיות. באירוע יכולה להשתלב מוזיקה חיה בכניסה או כמופע מרכזי. כשמדובר על הפקת אירועים עסקיים, הפקת כנסים רפואיים ועוד יש לחשוב על המיתוג, על הפרטים הקטנים ביותר שייצגו את החברה. כמובן, אווירה טובה נוצרת גם בזכות אטרקציות שמתאימות בדיוק לאירוע
החשיבות בבחירת האטרקציות הנכונות
בכל אירוע צריך להיות חלק מרכזי שסביבו כל המשתתפים מתאגדים. חלק זה יכול להיות נאום, סרטון חברה, חשיפת מוצר ועוד. לצד זאת, ישנן גם אטרקציות שמלוות את האירוע לכל אורכו ואלו יכולות לעשות את ההבדל בין עוד אירוע שנראה כמו של אחרים לבין אחד יחיד ומיוחד.
החל מתא צילום סלפי, צמידים זוהרים, אזור משחקים ועד שימוש בתחפושות, השמיים הם הגבול. כדי לבדל את האירוע כדאי לחפש אחר פעילויות שיתאימו לאופי של החברה, לסגנון האירוע וכאלה שיפתיעו את העובדים. בנוסף לפעילויות שיהיו בשימוש לאורך האירוע כדאי לחשוב גם על מתנה קטנה או מזכרת שהמשתתפים יוכלו לקחת איתם הביתה כך שהם לא ישכחו את הרגע.
מתן תשומת לב רבה לרגע ההתאגדות
לכל אירוע צריך להיות רגע של התלכדות. רגע זה צריך להיות מיוחד, שונה וכזה שהמשתתפים יזכרו הרבה אחרי שהאירוע יסתיים. אם מדובר בנאום, כדאי לתבל אותו בהומור או בכל רגש אחר. חשוב לכתוב אותו מראש ואפילו להתייעץ עם מומחים בכתיבת נאומים כך שהקהל השותף ירגיש שחשבו עליו כשהוא נכתב.
רגע ההתאגדות יכול להיות מלווה באפקטים שונים שיובילו את המשתתפים למרכז האירוע. בין היתר אפשר להשתמש במוזיקה חיה, קליפ וידאו ועוד שלל רעיונות מקוריים שיהפכו את הרגע למיוחד. מומחים בתחומם יוכלו להיות אחראיים על האפקטים וחברת ההפקות תוכל לדאוג לקשור בין כל הגורמים ועד לספק שיכין קליפ וידאו יוצא דופן.
תיעוד האירוע לאורך כל הדרך
תיעוד האירוע משיג שתי מטרות: המשתתפים מרגישים חלק בלתי נפרד ממנו והתיעוד נשאר לאורך שנים כך שהחברה יכולה להמשיך להשתמש בצילומים לצרכים שונים בעתיד. כמובן שאפשר להביא צלם לאירוע, אך רצוי לשלב גם את המשתתפים, מרגע ההזמנה ועד לסיום האירוע.
מומלץ ליצור אירוע ברשת החברתית, להזמין את המשתתפים, ליצור אזור צילום עצמי ולהוסיף האשטאג. בצורה זו גם המשתתפים עצמם יוכלו לקחת חלק מהתיעוד ולהרגיש שיש להם חלק פעיל באירוע. זו יכולה להיראות נקודה קטנה והיא באמת לא דורשת מאמץ רב, אך יש לחשוב עליה מראש.
ניהול הפרטים הקטנים יוצר אירוע גדול
ניהול מקצועי לאורך כל הדרך מבטיח שהאירוע יהיה בדיוק כמו התכנון. חברה אשר מכירה היטב את עולם הפקת אירועי החברה תדאג להביא את נותני השירות הטובים ביותר ותחשוב על רעיונות מקוריים שיבדלו את האירוע הנוכחי מכל אחד אחר.
כל פרט חשוב, מבחירת התאריך, המקום, הכיבוד מהרגע שהמשתתפים מגיעים למקום ועד לרגע שעוזבים אותו. חשוב שיהיה מישהו אחד שינהל את כל הדברים, שירכז את כל המידע, יהיה בקשר עם אנשי המקצוע ועם האחראיים מטעם החברה ושיהיה מי שידאג שאתם תוכלו לקחת חלק באירוע ללא דאגות, שהכל יתקתק וכמובן מפתיע, ייחודי ובלתי נשכח!
אנחנו בפרוצ'י הפקות, עם עשרות שנות ניסיון בהפקות של אירועים לחברות המובילות במשק, נשמח לחלום אתכם וליצור את האירוע הבא שלכם ביחד, ליצור עבורכם את האירוע המושלם.
