9 דגשים שחשוב להכיר להפקת כנס מנצח

ביצוע של כנס מושלם דורש ארגון מ-א' ועד ת' וחשיבה על כל הפרטים הכי קטנים. החל מנראות ההזמנה ותוכן ההזמנה לבאי הכנס ועד נראות הסדרנים שמכוונים את באי הכנס.

צריך להבין, הפקה מקצועית ואיכותית של כנס נמדדת בכל שלביה וכמו שאמרנו עוד לפני שהאורח מגיע לכנס עצמו.

כל האלמנטים החשובים בהפקת כנסים שכדאי לשים עליהם את הדעת

זמן לתכנון הכנס

יש להבין כי “יש עוד זמן” היא הנחה שאין להשתמש בה כשמדובר בהפקה וארגון כנסים. כאשר מדובר בכנס גדול, מומלץ להתחיל 4-5 חודשים מראש. כנסים קטנים יותר ניתן להתחיל לתכנן כחודשיים מראש

חוזים

יש לטפל היטב בכל נושא החוזים מול הספקים, חשוב לשים לב כי החוזים מתייחסים גם למקרים של ביטול/דחייה מצד הספק וכן שלספק יש את הביטוח המתאים והמקיף לסוג הפעילות שלו 

לוקיישן ייחודי לכנס חברה במתחם אבן עם קשתות
דגלים ומיתוג בכניסה לכנס הבטיחות השנתי של ארגון

איכות הספקים

על מנת להבטיח את איכות הספקים מומלץ ביותר להתקשר עם חברת הפקות גדולה ובעלת ניסיון בהפקת כנסים.

למה ? כי חברת ההפקות כבר יודעת מניסיון השנים שלה מיהם הספקים האמינים והטובים בשוק שהיא יכולה לסמוך עליהם. זה יכול לחסוך לכם הרבה עגמת נפש בבחירה לא נכונה של ספק כזה או אחר

הלוקיישן הנבחר לכנס

בחירת המיקום היא קריטית. היא חייבת להתאים לסוג הכנס ולכמות המשתתפים המתוכננת. במיוחד בכנסים מומלץ שלמקום תהיה מבואה או חלל גדול שיכול להכיל את משתתפי הכנס עוד לפני הכניסה לאולם ולאפשר מינגלינג נוח.

מומלץ גם לוודא שיש סידורי חניה מתאימים לבאי הכנס כמו גם הכוונה מסודרת.

מיתוג ... מיתוג ... מיתוג

במיוחד בכנסים, המיתוג הוא חלק חשוב ובלתי נפרד מהמשחק. הכל מתחיל עוד בשלב ההזמנות לכנס, מיתוג ההזמנה, עיצוב האולם, הדגלים והשילוט שבמבואה – הכל חייב לנגן באותם הצבעים ובאותו המיתוג של החברה המארחת את הכנס

חשוב לשים לב לנראות אנשי ההפקה, הסדרנים והמלצרים – הם מייצגים אתכם לא פחות מעובדי החברה.

תקציב הכנס

ואולי זה הסעיף להתחיל אתו. מעבר לתכנון התקציב ובחירת הספקים והתוכן בהתאם, במידה ואנחנו רוצים "ללכת על בטוח" ושלא תהיה חריגה מהתקציב מומלץ לשריין כ- 10% – 15% מהתקציב להוצאות בלתי צפויות. כל מנהל פרויקט יאמר לכם את זה מניסיון, בטח כשמדובר בהפקת אירוע וכנס שטומן בחובו מאות סעיפי הוצאות.

נאומים והרצאות

במידה ומדובר ביום עיון או כנס עם מספר מרצים והרצאות, רצוי לסדר את ההרצאות כך שהנואמים המעניינים יותר (מוכרים יותר) יתחלקו על פני כל היום וזאת בכדי ליצור עניין וחדות אצל המשתתפים לאורך כל הכנס. השארת הנואמים הטובים לסוף מצד אחד תפגע בסבלנותם של האורחים ואף לגרום ל"עייפות החומר" ומנגד מיקום כל ההרצאות המעניינות בהתחלה, עשוי לגרום לנטישה של המשתתפים עוד במהלך הכנס

כנס בנקאות פרטית של הבנק הבינלאומי הראשון - צילום מהאולם המרכזי של הכנס

תיעוד הכנס

חלק מהמינגלינג ומיוקרת הכנס הוא הצילומים המשותפים והצילומים במהלך הנאומים.

מומלץ להשתמש בשירותי צילום מקצועיים אשר ילוו ויתעדו במהלך הכנס עצמו.

ליצירת buildup מושלם תעדו אפילו חלק מישיבות התכנון של הכנס, החשיבה על מיתוג הכנס ושתפו בעמוד החברה או בדף האירוע … זה לכשעצמו כבר ייצור את השיח וה BUZZ עוד לפני האירוע

כמובן שאת התמונות והסרטונים שצולמו במהלך הכנס שתפו עם כולם בימים שאחרי הכנס  

כיבוד ונשנושים

אחד מהדברים החשובים בכנס. הנשנושים בפתיח, בשלב המינגלינג, הבר הפתוח וארוחת הערב.

שימו לב לתפריט המוגש, לנראות שלאופן ההגשה, בקשו מהספק לראות תמונות של שולחנות אוכל ומגשי אירוח  מאירועים וכנסים דומים.

כשמדובר באוכל ומנות פתיח – אין גבול ליצירתיות. זה בהחלט יכול להיות ה X פקטור של האירוע שלכם!

אלו הם עיקרי הדגשים הנחוצים והכי חשובים להפקת כנס לא פחות ממושלם. מומלץ מאוד להיעזר בשירותי חברת הפקות כנסים מקצועית שיטפלו בכל האספקטים הכרוכים בהפקת כנס שיאפשר לכם ליהנות גם מהתהליך והן מהכנס עצמו, תוך ידיעה שאתם יכולים להיות רגועים.

המון המון בהצלחה, פרוצ'י הפקות