ארגון כנסים בינלאומיים מא׳ ועד ת׳ עם פרוצ׳י הפקות

כנסים ובוודאי בינלאומיים מהווים פלטפורמה חשובה להחלפת מידע, לנטוורקינג ולצמיחה מקצועית. זוהי הזדמנות לפגוש מומחים מחומים שונים וליצור סביבה שמטפחת רעיונות ושיתופי פעולה.

כל כנס שונה עם מטרה משלו כשזו יכולה להיות פתיחת נתיב לשיתוף פעולה, קידום מוצר או שירות, פיצוח אתגרים גלובליים וגישור על פערים בין אזורים ותרבויות מתוך הערכה והבנה של נקודות מבט מגוונות. בניית קהילה גלובלית היא אחת המשימות החשובות כשבכנס שמתוכנן נכון נוצרות שותפויות החוצות את הגבולות הגיאוגרפיים.

מאיצים את שיתופי הפעולה המתוכננים לעתיד ומעוררים יוזמות חדשות שיכולות להוביל להתקדמות משמעותית ליחידים, לקבוצות ובאופן גלובלי.

היתרונות של ארגון כנסים בינלאומיים

ישנן סיבות רבות לכך שחברות וארגונים בוחרים להפיק כנס בינלאומי. אלו חלק מהיתרונות מהם אותם ארגונים יכולים ליהנות:

• שיתוף מידע – ארגון כנסים בינלאומיים מאפשרים לשתף בידע, חידושים, מחקרים, שיטות עבודה והם פלטפורמה המאפשרת לכל המשתתפים להישאר מעודכנים.
• נטוורקינג – כנס אשר מזמין אליו אנשים מכל העולם נותן הזדמנות לפיתוח שיתופי פעולה, יצירת הזדמנויות חדשות והרחבת הרשת המקצועית.
• נקודות מבט – כאשר מגיעים למקום אחד אנשים מקצוות שונים בעולם, הם יכולים לחלוק את נקודות המבט הייחודיות ולפתח הבנה גלובלית חדשה.
• פיתוח מקצועי – סדנאות, סמינרים, מצגות והרצאות מהווים הזדמנות מצוינת לשיתוף מידע ולהתפתחות מקצועית אישית וארגונית.
• הכרה בתעשייה – ארגונים אשר מפיקים כנס בינלאומי זוכים להכרה בתעשייה כשהם יכולים למצב את המוניטין במקום גבוה ולהציג את התרומה הגלובלית שלהם.

מא׳ ועד ת׳ – תהליך ארגון כנס בינלאומי עם פרוצ׳י הפקות

המשימה שלנו היא להפיק כנס בינלאומי מושלם. לשם כך נבין את הצרכים, נפצח את הקונספט ונחשוב על הפרטים הקטנים ביותר כך שהלקוחות והמוזמנים ייהנו מחוויה מושלמת. המטרה העיקרית של הכנס יכולה להיות נטוורקינג, שיווק, מיתוג והיא יכולה להיות מפגש חברתי של עובדי הארגון. בכל אחד מהם נפעל בשלבים הבאים:

פגישת יעדים

עוד לפני שאפשר יהיה להחליט היכן יתקיים הכנס, כמה ימים הוא יימשך ואילו פעילויות יהיו במהלכו, חשוב להבין מהן המטרות של הכנס. כל חברה וארגון מגיעים להחלטה להפיק כנס מסיבות שונות ורק לאחר שנוכל להגדיר את המטרות והיעדים נוכל להתחיל לרדת לפרטי פרטים.

תקציבים ופרטים טכניים

הארגון צריך לקבוע את התקציב כאשר אנחנו שמחים לעזור ולהגדיר את המסגרת הכללית במטרה לראות אם זו יכולה להתאים לו. בתקציב אנחנו מסתכלים על כל הפרטים, משכירת המקום ועד לכיבוד, בידור וניהול. אנחנו מתחשבים גם בפרטים הטכניים השונים ונוכל להגדיר החלוקה של הכספים לאספקטים שונים של הכנס.

אפיון הכנס והתכנים המקצועיים

המוזמנים צריכים להבין מה עומד להיות בכנס ומה האופי שלו. הם צריכים להבין זאת לפני שהם מגיעים אליו ולראות את החיבור במהלכו. לכן יש לנו שתי משימות, האחת היא לקבוע את האפיון הכללי של הכנס והשנייה היא ליצוק את התכנים המקצועיים כך שאלו יהיו מרתקים. נוכל ליצור תוכנית מגוונת ומרתקת ולשלב פעילויות אקטיביות, דיונים, הרצאות ומפגשים חדשניים כדי ליצור כנס בינלאומי שימשיכו לדבר עליו.

בחירת פאנל מקצועי

הפאנל המקצועי הוא חלק חשוב בכנס כשאנחנו נבחר את המנחים המתאימים, מרצים מובילים ונוודא כי כל רגע לאורך הכנס יהיה מרתק. אנחנו רוצים שכל אחד ואחת יצאו מהכנס עם ערך מוסף ולכן נשלב אלמנטים שישפרו את חוויית המשתתפים עם הפעלות אינטראקטיביות, גישה לתכנים בלעדיים ויצירת הזדמנויות ייחודיות לנטוורקינג, להעלאת שאלות ושיתוף רעיונות.

״סגירת״ הפרטים הטכניים

ארגון כנסים בינלאומיים יכול להיות מעולה ״על הנייר״ אך המשימה האמיתית שלנו היא לחבר בין הרעיון לבין המציאות בצורה מושלמת. לכן, אנחנו נדאג לציוד טכני מלא כולל מקרנים, מיקרופונים, כלי הקלטה וכל הפרטים שהמשתתפים לא רוצים לחשוב עליהם. נסגור את הקייטרינג הנכון ונתחשב בהעדפות תזונתיות בינלאומיות. נוודא שישנן הסעות במקרה הצורך, שילוט ברור, ניצור שיתופי פעולה עם מקומות לינה ונדאג למערכת אינטואיטיבית להזמנת מקום ואישורי הגעה.

ניהול הכנס

אנחנו מלווים את הכנס לכל אורך הדרך ודואגים לכל פרט במהלכו כך שהלקוחות שלנו והמוזמנים יוכלו פשוט להירגע וליהנות מכל רגע. אנחנו מבצעים תיאומים, דואגים לכל צורך שעולה לאורך הכנס ומסתכלים על התמונה המלאה כך שהמטרות אכן יתממשו.